Справка ПО "Ролевая модель"
ПО "Ролевая модель"
Справка. Описание применения.
ПО «Ролевая модель» (далее РМ) предназначено для разработки ролевой модели компании и назначения ролей на сотрудников. Это необходимо для оптимизации количественного / качественного состава персонала и соответствующей ликвидации потерь.
Назначение ПО «Ролевая модель»
Для установки скопируйте файлы в какую-либо папку, например в «C:\Ролевая модель».
Запускать следует файл «Ролевая модель.accdb». Для его работы необходим установленный на компьютере Microsoft Access 2013 или выше. Если MS Access у вас не установлен, вы можете воспользоваться бесплатным продуктом MS Access Runtime 2016, скачав его по адресу: https://www.microsoft.com/ru-RU/download/details.aspx?id=50040.
При первом запуске появится предупреждение системы безопасности.
Запускать следует файл «Ролевая модель.accdb». Для его работы необходим установленный на компьютере Microsoft Access 2013 или выше. Если MS Access у вас не установлен, вы можете воспользоваться бесплатным продуктом MS Access Runtime 2016, скачав его по адресу: https://www.microsoft.com/ru-RU/download/details.aspx?id=50040.
При первом запуске появится предупреждение системы безопасности.
Установка и запуск
Для нормальной работы приложения необходимо выбрать «Включить содержимое».
До начала практического использования РМ рекомендуется изучить разделы «Ролевая модель», «Роли и сотрудники» и «Выявление потерь». В противном случае значительная часть терминологии и функционала останется непонятной.
Файл «Ролевая модель.accdb» не только содержит программу, но и хранит вводимые данные. Поэтому при практическом использовании для создания ролевой модели компании, рекомендуется регулярно делать резервную копию этого файла.
РМ поставляется с несколькими обучающими примерами. В ходе работы их можно легко удалить или заменить своими данными. Однако перед началом работы полезно сделать резервную копию исходного файла, чтобы сохранилась возможность посмотреть на примеры.
РМ сознательно поставляется в доступном для модернизации виде. Для удобства работы, при наличии MS Access и соответствующих навыков, вы можете свободно дополнять и развивать РМ.
Файл «Ролевая модель.accdb» не только содержит программу, но и хранит вводимые данные. Поэтому при практическом использовании для создания ролевой модели компании, рекомендуется регулярно делать резервную копию этого файла.
РМ поставляется с несколькими обучающими примерами. В ходе работы их можно легко удалить или заменить своими данными. Однако перед началом работы полезно сделать резервную копию исходного файла, чтобы сохранилась возможность посмотреть на примеры.
РМ сознательно поставляется в доступном для модернизации виде. Для удобства работы, при наличии MS Access и соответствующих навыков, вы можете свободно дополнять и развивать РМ.
Рекомендации перед использованием
Ролевая модель организации создается для описания и оптимизации результатов, производимых каждым сотрудником или руководителем. Под Результатом подразумевается измеримая характеристика с заданными временными, количественными, качественными нормами, которые обеспечиваются работником.
Ролевая модель
Пример Результата:
Обеспечить погрузку клиентских заказов на транспортные средства в соответствии с заданием.
Обеспечить погрузку клиентских заказов на транспортные средства в соответствии с заданием.
Результат может быть информационным:
Пример Результата:
Обеспечить ежедневное формирование задания на погрузку клиентских заказов с указанием очередности загрузки транспортных средств и очередности погрузки заказов в каждое транспортное средство.
Обеспечить ежедневное формирование задания на погрузку клиентских заказов с указанием очередности загрузки транспортных средств и очередности погрузки заказов в каждое транспортное средство.
Результат может быть сформулирован не количественно, а качественно:
Пример Результата:
Обеспечить наличие достаточного количества автопогрузчиков для выполнения в срок всех заданий на погрузку клиентских заказов.
Обеспечить наличие достаточного количества автопогрузчиков для выполнения в срок всех заданий на погрузку клиентских заказов.
Как правило, результаты могут быть получены сотрудниками только при выполнении некоторых дополнительных условий. Выполнение этих условий, в свою очередь, является Результатом работы других сотрудников/подразделений.
Пример:
Результат (комплектовщика заказов) – обеспечить погрузку клиентских заказов на транспортные средства в соответствии с заданием.
Условия получения результата – наличие задания на погрузку (результат специалиста из отдела логистики) и наличие необходимого количества работоспособных автопогрузчиков (результат главного механика).
Результат (комплектовщика заказов) – обеспечить погрузку клиентских заказов на транспортные средства в соответствии с заданием.
Условия получения результата – наличие задания на погрузку (результат специалиста из отдела логистики) и наличие необходимого количества работоспособных автопогрузчиков (результат главного механика).
Таким образом, в ходе работы каждый сотрудник: получает от своих коллег некоторые Результаты; используя их производит новые Результаты; передает свои Результаты следующим сотрудникам. Это можно представить как сеть передачи Результатов между сотрудниками компании. Поскольку в большинстве организаций есть сотрудники получающие одни и те же результаты (любой линейный персонал, например), а также конкретные сотрудники могут меняться, удобно ввести понятие «Роли» - группы «входящих» и «исходящих» Результатов. Ролевая модель организации – это совокупность всех Ролей, связанных передаваемыми Результатами.
Создать Роли можно в форме «Перечень ролей».
Задать передаваемые Результаты можно в форме «Описание роли».
Почти всегда формирование Ролей и Результатов происходит в несколько приемов, когда Роли и Результаты постепенно уточняются. Для оценки законченности Ролевой модели организации удобно использовать форму «Анализ связей».
Создать Роли можно в форме «Перечень ролей».
Задать передаваемые Результаты можно в форме «Описание роли».
Почти всегда формирование Ролей и Результатов происходит в несколько приемов, когда Роли и Результаты постепенно уточняются. Для оценки законченности Ролевой модели организации удобно использовать форму «Анализ связей».
Для выявления потерь требуется связать действующих сотрудников с Ролями. Роль – это потребность организации в преобразовании входящих Результатов в исходящие, причем размер каждого исходящего результата оценен в человеко-часах, необходимых для его получения в течение месяца.
Роли и сотрудники
Пример оценки:
Для того, чтобы загрузить клиентскими заказами одно транспортное средство требуется 20-30 мин. В среднем 25 мин, кроме того, требуется несколько минут чтобы приступить к новой машине, пусть на машину уходит 30 мин. За месяц требуется загрузить в среднем 150 машин, то есть потребуется 75:00 человеко-часов.
Для того, чтобы загрузить клиентскими заказами одно транспортное средство требуется 20-30 мин. В среднем 25 мин, кроме того, требуется несколько минут чтобы приступить к новой машине, пусть на машину уходит 30 мин. За месяц требуется загрузить в среднем 150 машин, то есть потребуется 75:00 человеко-часов.
Пример оценки:
Для того, обеспечить наличие работоспособных автопогрузчиков, главный механик должен: каждый вечер контролировать их состояние и наличие топлива; не пропускать очередные ТО. В среднем на контроль состояния каждого автопогрузчика уходит 2 мин, автопогрузчиков всего 6, ежедневно необходимо 12 мин. + подойти/уйти 5 мин., в итоге ежедневно 17 мин. Кроме того, еженедельно требуется потратить 0,5 часа на организацию ТО. В месяце 21 рабочий день и 4,5 недели, а значит потребуется 08:12 человеко-часов.
Для того, обеспечить наличие работоспособных автопогрузчиков, главный механик должен: каждый вечер контролировать их состояние и наличие топлива; не пропускать очередные ТО. В среднем на контроль состояния каждого автопогрузчика уходит 2 мин, автопогрузчиков всего 6, ежедневно необходимо 12 мин. + подойти/уйти 5 мин., в итоге ежедневно 17 мин. Кроме того, еженедельно требуется потратить 0,5 часа на организацию ТО. В месяце 21 рабочий день и 4,5 недели, а значит потребуется 08:12 человеко-часов.
Таким образом, Роль, как совокупность исходящих результатов, также требует конкретного количества человеко-часов для ее выполнения.
Для связывания Ролей с сотрудниками удобно использовать такое понятие как «предложения сотрудников по выполнению Ролей». Суть в том, что каждый сотрудник предлагает некоторое количество рабочих часов в месяц для выполнения Ролей. Оценочно это 168 часов: 21 рабочий день по 8 часов. Предложение может быть как от одного, так и от группы сотрудников, количество часов в Предложении группы вырастает пропорционально ее численности.
Связывание Ролей с Предложениями уменьшает количество незаполненных часов в Роли и неиспользованных часов в Предложении. Нужно стремиться наиболее компактно распределить все часы Ролей по предложениям.
Для фиксации предложений сотрудников используйте форму «Предложения сотрудников». Для связывания Ролей с Предложениями используйте форму «Назначения ролей на предложения».
По итогам связывания Ролей и Предложений можно увидеть отчет «Закрытые роли», показывающий полностью покрытые Предложениями Роли с детализацией какими конкретно предложениями в каком объеме и с какой себестоимостью каждая Роль закрыта. Кроме того, можно увидеть отчет «Закрытые предложения», показывающий Предложения с полностью израсходованными часами, детализированные по назначенным Ролям.
Для связывания Ролей с сотрудниками удобно использовать такое понятие как «предложения сотрудников по выполнению Ролей». Суть в том, что каждый сотрудник предлагает некоторое количество рабочих часов в месяц для выполнения Ролей. Оценочно это 168 часов: 21 рабочий день по 8 часов. Предложение может быть как от одного, так и от группы сотрудников, количество часов в Предложении группы вырастает пропорционально ее численности.
Связывание Ролей с Предложениями уменьшает количество незаполненных часов в Роли и неиспользованных часов в Предложении. Нужно стремиться наиболее компактно распределить все часы Ролей по предложениям.
Для фиксации предложений сотрудников используйте форму «Предложения сотрудников». Для связывания Ролей с Предложениями используйте форму «Назначения ролей на предложения».
По итогам связывания Ролей и Предложений можно увидеть отчет «Закрытые роли», показывающий полностью покрытые Предложениями Роли с детализацией какими конкретно предложениями в каком объеме и с какой себестоимостью каждая Роль закрыта. Кроме того, можно увидеть отчет «Закрытые предложения», показывающий Предложения с полностью израсходованными часами, детализированные по назначенным Ролям.
После окончания связывания Ролей и Предложений мы, возможно, обнаружим часть Ролей и Предложений не связанных друг с другом. Это перечень мест организации, в которых присутствуют потери.
Роли, не связанные с предложениями, означают недополучаемые Результаты и, в конечном итоге, недополучаемую прибыль. Предложения, не связанные с Ролями, означают безрезультатно оплачиваемые человеко-часы, то есть, в конечном итоге, потери на избыточном фонде оплаты труда и прочих затратах, связанных с персоналом.
Роли, не связанные с предложениями, означают недополучаемые Результаты и, в конечном итоге, недополучаемую прибыль. Предложения, не связанные с Ролями, означают безрезультатно оплачиваемые человеко-часы, то есть, в конечном итоге, потери на избыточном фонде оплаты труда и прочих затратах, связанных с персоналом.
Выявление потерь
Эта форма служит для добавления, редактирования и удаления Ролей.
Перечень ролей
Чтобы добавить новую Роль, введите ее название внизу списка.
Чтобы изменить наименование Роли, встаньте на соответствующую строку и отредактируйте его. Если Ролей много и необходим поиск, то в контекстном меню на столбце «Наименование» можно наложить разные варианты фильтра или настроить сортировку.
Чтобы удалить Роль в контекстном меню выберите пункт «Удалить» или выделите строку и нажмите на клавиатуре «Delete». При удалении Роли убедитесь, что все назначения Роли на Предложения и все входящие/исходящие Результаты Роли удалены.
Чтобы открыть «Описание роли» дважды щелкните по соответствующей Роли.
Чтобы изменить наименование Роли, встаньте на соответствующую строку и отредактируйте его. Если Ролей много и необходим поиск, то в контекстном меню на столбце «Наименование» можно наложить разные варианты фильтра или настроить сортировку.
Чтобы удалить Роль в контекстном меню выберите пункт «Удалить» или выделите строку и нажмите на клавиатуре «Delete». При удалении Роли убедитесь, что все назначения Роли на Предложения и все входящие/исходящие Результаты Роли удалены.
Чтобы открыть «Описание роли» дважды щелкните по соответствующей Роли.
Форма предназначена для ввода входящих и исходящих Результатов.
Описание роли
Для Роли, выбранной в выпадающем списке «Роль»:
- в левом списке можно задать входящие Результаты с указанием Поставщика, Результата и Затрат времени. Ни одно из значений не является обязательным. Любое значение может быть отредактировано в любой момент. Если неизвестен Поставщик, можно просто указать необходимый результат. Впоследствии, после назначения поставщика, можно будет указать затраты его времени.
- в правом списке можно задать исходящие Результаты с указанием Потребителя, Результата и Затрат времени. Ни одно из значений не является обязательным. Любое значение может быть отредактировано в любой момент. Если неизвестен Потребитель, можно просто указать необходимый результат. Если неизвестны затраты времени, их можно указать позже.
Чтобы добавить новый Результат в любой из списков, начните заполнять пустую строку в конце списка.
Чтобы добавить новую Роль в выпадающий список, раскройте список, нажмите на символ под выпавшим списком:
- в левом списке можно задать входящие Результаты с указанием Поставщика, Результата и Затрат времени. Ни одно из значений не является обязательным. Любое значение может быть отредактировано в любой момент. Если неизвестен Поставщик, можно просто указать необходимый результат. Впоследствии, после назначения поставщика, можно будет указать затраты его времени.
- в правом списке можно задать исходящие Результаты с указанием Потребителя, Результата и Затрат времени. Ни одно из значений не является обязательным. Любое значение может быть отредактировано в любой момент. Если неизвестен Потребитель, можно просто указать необходимый результат. Если неизвестны затраты времени, их можно указать позже.
Чтобы добавить новый Результат в любой из списков, начните заполнять пустую строку в конце списка.
Чтобы добавить новую Роль в выпадающий список, раскройте список, нажмите на символ под выпавшим списком:
Откроется форма «Перечень ролей» где можно ввести новую Роль.
Чтобы удалить входящий или исходящий Результат в контекстном меню соответствующего списка выберите пункт «Удалить» или выделите строку и нажмите на клавиатуре «Delete».
Чтобы указать затраты времени введите значение в следующем формате «чччч:мм» (4 символа на часы и 2 на минуты). Если в часах вводимого значения меньше 4 символов, можно недостающие символы дополнить пробелами (не важно где) или не заполнять ничем. Если часы вводимого значения равны нулю, то можно часы не заполнять, «0» будет подставлен автоматически. Если минуты вводимого значения равны нулю, они должны быть обязательно введены как «00». В поле «Затраты времени» допускается ввод только цифр и пробелов.
Чтобы удалить входящий или исходящий Результат в контекстном меню соответствующего списка выберите пункт «Удалить» или выделите строку и нажмите на клавиатуре «Delete».
Чтобы указать затраты времени введите значение в следующем формате «чччч:мм» (4 символа на часы и 2 на минуты). Если в часах вводимого значения меньше 4 символов, можно недостающие символы дополнить пробелами (не важно где) или не заполнять ничем. Если часы вводимого значения равны нулю, то можно часы не заполнять, «0» будет подставлен автоматически. Если минуты вводимого значения равны нулю, они должны быть обязательно введены как «00». В поле «Затраты времени» допускается ввод только цифр и пробелов.
Форма предназначена для поиска не законченных описаний Ролей.
Анализ связей
Комбинируя 4 доступных фильтра: «Не указан поставщик», «Не указан потребитель», «Не указан результат» и «Не указано время» можно выделить незаконченные связи между Ролями.
По двойному щелчку в поле «Поставщик» можно открыть «Описание роли» поставщика.
По двойному щелчку в поле «Потребитель» можно открыть «Описание роли» потребителя.
По двойному щелчку в поле «Поставщик» можно открыть «Описание роли» поставщика.
По двойному щелчку в поле «Потребитель» можно открыть «Описание роли» потребителя.
Эта форма служит для добавления, редактирования и удаления Предложений сотрудников.
Предложения сотрудников
Здесь можно указать описание предложения, количество сотрудников в предложении и стоимость предложения для компании (например, размер фонда оплаты труда этих сотрудников). Количество человеко-часов вычисляется автоматически исходя из количества сотрудников и 168 рабочих часов в месяц.
Чтобы добавить новое Предложение, введите его параметры внизу списка.
Чтобы изменить наименование Предложения, встаньте на соответствующую строку и отредактируйте его. Если Предложений много и необходим поиск, то в контекстном меню на любом из столбцов можно наложить разные варианты фильтра или настроить сортировку.
Чтобы удалить Предложение в контекстном меню выберите пункт «Удалить» или выделите строку и нажмите на клавиатуре «Delete». При удалении Предложения убедитесь, что все назначения Ролей на это Предложение удалены.
Чтобы добавить новое Предложение, введите его параметры внизу списка.
Чтобы изменить наименование Предложения, встаньте на соответствующую строку и отредактируйте его. Если Предложений много и необходим поиск, то в контекстном меню на любом из столбцов можно наложить разные варианты фильтра или настроить сортировку.
Чтобы удалить Предложение в контекстном меню выберите пункт «Удалить» или выделите строку и нажмите на клавиатуре «Delete». При удалении Предложения убедитесь, что все назначения Ролей на это Предложение удалены.
Эта форма предназначена для установления соответствия между Ролями и Предложениями.
Назначения ролей на предложения
Для назначения Роли на Предложение необходимо:
1. в левом списке выбрать соответствующую Роль, а в правом – соответствующее Предложение. В поле «Назначаемое время» автоматически будет установлено меньший из двух остатков человеко-часов.
2. Нажать кнопку «Назначить». Будет произведено назначение. В обоих списках будет уменьшен остаток доступных человеко-часов, если остаток станет равным 0, соответствующая Роль или Предложение будут закрыты и не будут отображаться.
Если требуется назначить Роль не весь остаток человеко-часов, в поле «Назначаемое время» можно указать необходимое значение.
Удалить или изменить сделанное назначение можно одним их двух способов:
1. Дважды щелкнуть по строке в списке Ролей. Откроется форма «Перечень предложений роли», отображающая все назначения на Предложения по данной Роли. В ней можно отредактировать назначенное время, записать примечание или удалить строку,выбрав в контекстном меню пункт «Удалить» или выделив строку и нажав на клавиатуре «Delete».
2. Дважды щелкнуть по строке в списке Предложений. Откроется форма «Перечень ролей предложения», отображающая все назначения Ролей на данное Предложение. В ней можно отредактировать назначенное время, записать примечание или удалить строку, выбрав в контекстном меню пункт «Удалить» или выделив строку и нажав на клавиатуре «Delete».
1. в левом списке выбрать соответствующую Роль, а в правом – соответствующее Предложение. В поле «Назначаемое время» автоматически будет установлено меньший из двух остатков человеко-часов.
2. Нажать кнопку «Назначить». Будет произведено назначение. В обоих списках будет уменьшен остаток доступных человеко-часов, если остаток станет равным 0, соответствующая Роль или Предложение будут закрыты и не будут отображаться.
Если требуется назначить Роль не весь остаток человеко-часов, в поле «Назначаемое время» можно указать необходимое значение.
Удалить или изменить сделанное назначение можно одним их двух способов:
1. Дважды щелкнуть по строке в списке Ролей. Откроется форма «Перечень предложений роли», отображающая все назначения на Предложения по данной Роли. В ней можно отредактировать назначенное время, записать примечание или удалить строку,выбрав в контекстном меню пункт «Удалить» или выделив строку и нажав на клавиатуре «Delete».
2. Дважды щелкнуть по строке в списке Предложений. Откроется форма «Перечень ролей предложения», отображающая все назначения Ролей на данное Предложение. В ней можно отредактировать назначенное время, записать примечание или удалить строку, выбрав в контекстном меню пункт «Удалить» или выделив строку и нажав на клавиатуре «Delete».
Отображает список Ролей полностью закрытых Предложениями.
Закрытые роли
Отображает список Предложений полностью закрытых Ролями.
Закрытые предложения
ООО "Консалтингова группа "Метрика"
ОГРН 1145260005318 ИНН 5260382921
г. Нижний Новгород, 2020 г.
ОГРН 1145260005318 ИНН 5260382921
г. Нижний Новгород, 2020 г.
Tilda Publishing
